Acuerdo General del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que establece la organización y conservación de los archivos administrativos en el propio Consejo.

Fecha de Resolución20 de Marzo de 2020
EmisorUnica Seccion

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Consejo de la Judicatura Federal.- Secretaría Ejecutiva del Pleno.

ACUERDO GENERAL DEL PLENO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA FEDERAL, QUE ESTABLECE LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS EN EL PROPIO CONSEJO.

CONSIDERANDO

PRIMERO

La administración, vigilancia, disciplina y carrera judicial del Poder Judicial de la Federación, con excepción de la Suprema Corte de Justicia de la Nación y el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, corresponde al Consejo de la Judicatura Federal, con fundamento en los artículos 94, segundo párrafo, de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 68 de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación;

SEGUNDO

De conformidad con el artículo 100, primer párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el Consejo de la Judicatura Federal es el órgano administrativo del Poder Judicial de la Federación con independencia técnica, de gestión y para emitir sus resoluciones;

TERCERO

Es facultad del Consejo de la Judicatura Federal expedir acuerdos generales para el adecuado ejercicio de sus funciones, de conformidad con lo previsto en los artículos 100, octavo párrafo de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y 81, fracción II, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación;

CUARTO

De conformidad con el artículo 81, fracción XVIII, de la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, el Consejo de la Judicatura Federal es competente para establecer la normatividad y los criterios para modernizar los sistemas y procedimientos internos;

QUINTO

La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos ha garantizado en su artículo 6, que toda persona tiene derecho al libre acceso a la información plural y oportuna, y en el apartado A, fracción V, regula como principio, que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados;

SEXTO

De conformidad con el artículo 28, fracción II, de la Ley General de Archivos, el área coordinadora de archivos tendrá la función de elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización y conservación de los archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo requiera; y

SÉPTIMO

La Dirección General de Archivo y Documentación como la unidad administrativa encargada de desarrollar, implementar y coordinar el Sistema Institucional de Archivos, tanto del orden administrativo como del jurisdiccional, debe contar con las herramientas normativas que le permitan estar en posibilidad de cumplir con sus atribuciones, de ahí que este instrumento normativo garantice el acceso a la información respecto a los archivos administrativos.

Por lo anterior, se expide el siguiente

ACUERDO

CAPÍTULO PRIMERO

DE LAS DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto. El presente Acuerdo tiene por objeto establecer las disposiciones relacionadas con la organización y conservación de los archivos en posesión de las áreas administrativas, con la finalidad de facilitar su acceso y recuperación.

Artículo 2. G.. Para los efectos de este Acuerdo se entenderá por:

I.A. de baja documental: Documento oficial que certifica la prescripción de los valores administrativos, legales, fiscales o contables de la documentación producida por las áreas administrativas y hace constar la destrucción de documentos de archivo por no contener valores históricos;

  1. Acta de transferencia secundaria: Documento oficial que certifica los valores evidenciales, testimoniales y/o informativos de la documentación generada por las áreas administrativas, con el objeto de hacer constar la transferencia de expedientes históricos;

  2. Acuerdo: Acuerdo General del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal que establece la organización y conservación de archivos administrativos en el propio Consejo;

  3. Archivo: Conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por las áreas administrativas del Consejo en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden, así como su temporalidad;

  4. Archivo de Concentración: Integrado por documentos de archivo transferidos desde las áreas administrativas, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental;

  5. Archivo de Trámite: Integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada área administrativa;

  6. Archivo Histórico: Integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria del Consejo;

  7. Áreas administrativas: Las unidades administrativas y órganos auxiliares señalados en el Acuerdo General del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal, que reglamenta la organización y funcionamiento del propio Consejo, mismas que son las productoras de los documentos de archivo;

  8. Baja documental: Eliminación de aquella documentación en la que ha prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación; y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables;

  9. Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y el destino final;

  10. Comisión: Comisión de Administración del Consejo;

  11. Comité: Comité de Transparencia;

  12. Consejo: Consejo de la Judicatura Federal;

  13. Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel, y la preservación de los documentos digitales a largo plazo;

  14. Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada área administrativa;

  15. Custodia: Responsabilidad sobre el cuidado y conservación de los documentos en cuanto a su posesión física, que no implica la propiedad jurídica ni el derecho a restringir su acceso a las personas legalmente autorizadas;

  16. Depuración: Separar aquellos documentos que no son parte del procedimiento, trámite o gestión que integra el expediente, o bien que carecen de valores documentales;

  17. Destino final: Selección de los expedientes de archivo de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico;

  18. Dictamen de destino final: Documento oficial que elabora el área coordinadora de archivos, mediante el cual se da a conocer el análisis e identificación de los valores documentales para determinar su baja documental o transferencia secundaria;

  19. Dictamen de valoración documental: Documento oficial que elabora el responsable de archivo histórico, mediante el cual se da a conocer el análisis e identificación de los valores documentales del expediente;

  20. Documentos de apoyo informativo: Instrumentos constituidos por ejemplares de origen y características diversas cuya utilidad en las áreas administrativas reside en la información que contiene para apoyo de las tareas asignadas;

  21. Documento de archivo: Instrumento que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de las áreas administrativas, con independencia de su soporte documental;

  22. Documento de comprobación administrativa inmediata: Instrumento producido por un área administrativa del Consejo de forma sistemática y que contiene información variable que se maneja por medio de formatos, tales como vales de fotocopias, fichas de control de correspondencia, solicitudes de papelería, entre otros. No son fundamentales para la gestión institucional por lo que la vigencia de estos documentos no excederá un año y no deberán transferirse al archivo de concentración, eliminándolos de conformidad con el procedimiento establecido para ello;

  23. Expediente: Es la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de las áreas administrativas;

  24. Ficha técnica de prevaloración: Documento para la autorización del destino final, que contiene la descripción de las características generales del archivo y de las áreas administrativas productoras de la documentación del Consejo;

  25. Ficha técnica de valoración documental: Documento elaborado por las áreas administrativas productoras de la documentación, que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de las series y subseries documentales que servirán de base para la integración de los instrumentos de control archivístico;

  26. Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por las áreas administrativas que se identifican bajo el nombre de Consejo de la Judicatura Federal;

  27. Gestión documental: Tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación;

  28. Guía de archivo documental: Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos que producen las áreas administrativas del Consejo, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales, cuyo periodo de actualización es anual;

  29. Instrumentos de control y consulta archivísticos: Instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, corresponden al Cuadro general de clasificación archivística; el Catálogo de disposición documental, la Guía de archivo documental y los inventarios documentales;

  30. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen...

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